Otteita hallituksen pöytäkirjasta

HALLITUKSEN KOKOUS

Aika: 4.9.2016 kello 13
Paikka: Ravintola White Lady, Tähtitaivas-kabinetti,
Mannerheimintie 93, Helsinki

Ennen varsinaisen kokouksen alkua puheenjohtaja kiitti sihteerin tehtävistä luopuvaa Leena Tielistä. Hänet on valittu sukuseuran perustamiskokouksessa vuonna 1995 hallituksen jäseneksi. Sukuhallituksen sihteerinä hän on toiminut vuodesta 2001 lähtien.
– –

4 Palaute Oittaan sukukokouksesta
Käytiin läpi hallituksen jäsenten ja perheenjäsenten sekä muilta osallistujilta saatua palautetta. Yleisesti oltiin tyytyväisiä tilaisuuteen. Lastenhoito sai kiitosta. Sen sijaan nuorille olisi kaivattu joksikin aikaa omaa tekemistä. Mikrofoneja toivottiin pysyväksi käytännöksi. Kynttilöiden sytyttämisen yhteydessä esiintynyt pieni veikkolalainen kuoro sai koskettavista esityksistään runsaasti kiitosta. Kokouspaikkaa pidettiin onnistuneena, mutta ampiaisten suuri määrä sai moitteita. Ruoan taso sukutapaamisessa ei vastannut hallitukselle vuotta aiemmin ”maistiaisissa ” tarjottua. Osa sai ruotoista lohikeittoa ja osan mielestä jälkiruokana oleva mousse maistui ”pussista” tehdyltä.

Hallitus totesi hintatason olevan sellainen, ettei jatkossa sukutapaamista kannata suunnitella pääkaupungin alueelle. Vaikka tapaamista oli toivottu Lappeenrannan seudulta keskemmälle maata, ei osallistujia tullut aivan odotettua määrää.
Tulevan sukutapaamisen suunnittelussa hyödynnetään saatuja palautteita hallituksen harkinnan mukaan.
– –

7 Vuoden 2019 sukutapaamisen asioita
Päätettiin järjestää seuraava sukutapaamien Lemillä. Päävastuu vuoden 2019 tapahtumasta on Erja Penttilällä. Sukutapaamisen järjestelyssä pyritään jatkossa jakamaan tehtäviä aiempaa useammalle hallituksen ja mahdollisesti myös sukuseuran jäsenelle. – –

Erja valmistelee Lemin sukukokousta niin, että sitä koskeva ensimmäinen suunnittelukokous pidetään huhtikuussa 2017.

8 Sukuseuran sihteeri ja hallituksen työnjako
Leena Tielinen jättää sihteerin työn ja toistaiseksi myös hallituksen jäsenyyden. Uudeksi hallituksen jäseneksi valittiin Hanna Huupponen, mutta hänellä ei ole mahdollisuutta ottaa sihteerin tehtäviä. Hannan toivotaan tuovan hallitukseen ideoita siitä, miten sukuseuran toimintaa voitaisiin kehittää entistä enemmän myös nuoria kiinnostavaksi.

Eva-Liisa lupautui hoitamaan korkeintaan ensi kevään hallituksen kokoukseen asti sihteerin tehtäviä sukuseuran sivujen ylläpidon ohella. Pekka ottaa hoitaakseen sihteerin tehtävistä sukutaulun ylläpidon ja Juha Talkalle siirtyy Pekalta rahastonhoitajan tehtävät.
– –
Sukukokouksen järjestämiseen liittyvä aineisto, karttataulut, nimikorttikotelot ja muu kokousmateriaali siirtyivät Leenalta Eva-Liisalle toistaiseksi.

Leena lupasi päivittää sukutaulun viimeisimmillä tiedoilla ennen Pekalle toimittamista ja laskea elossa olevien sukuseuran jäsenten määrän sekä koota hallituksen pöytäkirjoista kansion.

9 Sukuseuran skaalautuvat sivut
Sukuseuran sivujen tekniikka oli vanhentunut. Eva-Liisa teki asiantuntijan avustuksella esityksen skaalautuvista sivuista. Ne olivat netissä nähtävissä hallituksen kokouksessa. Hallitus hyväksyi muutoksen – –

10 Sukuseuran rahatilanne ja jäsenmaksu
Pekka esitteli Oittaan tapaamisen kustannusselvityksen. Oittaan Kartanon osalta kustannusarvio oli laskettu 70 aikuisen mukaan, mutta toteutui 62 aikuisen mukaan. Arvioidut kustannukset olivat
2 210 euroa ja toteutuneet 1 963 euroa. Muut kustannukset nostivat kuluja niin, että osallistumismaksuilla jäi kattamatta 460 euroa. Tästä kuitenkin 100 euroa on nimikorttien ja nauhojen osuus, jotka tulevat käyttöön seuraavissa tapaamisissa. ­ ­

Päätettiin siirtyä vapaaehtoisesta jäsenmaksusta vuosittaiseen jäsenmaksuun. Maksu on edelleen 10 euroa hengeltä tai 20 euroa perheeltä. Jäsenmaksu tilitietoineen lähetetään sähköpostissa tai postissa huhtikuun alussa ja eräpäivä on 15. huhtikuuta. Sukuseuran jäsenille kerrotaan rahankäytöstä ja rahatilanteesta.

11 Ryhmäkuva sukutapaamiseen osallistujista
Keskusteltiin nimien julkaisemisesta ryhmäkuvan yhteydessä sukuseuran sivuilla. Päädyttiin kuitenkin siihen, että Eva-Liisa toimittaa valokuvaajan käsittelemän kuvan ja osallistujien nimet liitettynä valokuvaajan tekemään numerointiin vain sukuhallitukselle. Lisäksi Eva-Liisa lähettää kymppikuvan sähköpostissa niille Oittaan tapaamisessa olleille sukuseuran jäsenille, joiden sähköpostiosoite on sukuseuran tiedossa. Muille Eva-Liisa tilaa kuvan ja postittaa sen. Kuva on saatavana myös lähes 8 megapikselin kokoisena.

12 Hallituksen lähiajan toimintasuunnitelma
Hallitus jatkaa sihteerin etsintää ja valmistelee helmikuun alussa 2017 lähetettävän jäsenkirjeen sisältöä. Yhtenä aiheena on sivujen muuttuminen skaalautuviksi. Lisäksi pyydetään edelleen aineistoa sukuseuran sivuille. Sukukokouksessa huomasimme, että moni aikoo käydä sivuilla, mutta käynti jää aikeeksi.  – –

evaliisa.nikula@hyvajuttu.fi