Parjasen sukuseuran sukukokous
Pöytäkirja

Aika:
23.4.2022 klo 13
Paikka:
Ravintola Frans & Rose ja Kokoustila Betoni,
Hovioikeudenkatu 2, 45100, Kouvola
Osallistujat:
Pekka Vainikka, Hanna Huupponen, Juha Talka, Eva-Liisa Nikula, Lilli Penttilä
Läsnä lisäksi:
Leila Vainikka, Jukka Nikula
Mukaan kutsuttu:
Erja Penttilä (estynyt)

1. Kokouksen avaus
Hallituksen puheenjohtaja Pekka Vainikka avasi kokouksen klo 15.03.

2. Hallituksen edellisen pöytäkirjan hyväksyminen
Ravintola White Ladyssä 16.11.2019 pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja oli toimitettu etukäteen hallituksen jäsenille sähköpostitse. Kokouksessa todettiin pöytäkirja käsitellyksi ja hyväksyttiin se.

3. Sukuseuran rahatilanne ja vuoden 2021 jäsenmaksu
Hallituksen rahastonhoitaja Juha Talka esitteli edellisen hallituksen kokouksen jälkeen tulleet sukuseuran jäsenmaksut. Sukuseuran tilillä 23.4.2022 on 1444,22 euroa. Jäsenmaksuja on tullut vuonna 2020 neljältä, vuonna 2021 56:lta ja vuonna 2022 kahdelta sukuseuran jäseneltä. Kaikki nämä oletettavasti ovat vuoden 2020 jäsenmaksuja. Koronatilanne ja hallituksen kokousten puute ovat vaikuttaneet myös maksujen perintään ja maksamiseen. Todettiin, ettei maksuja peritä takautuvasti, mutta toukokuussa 2022 lähetettävään jäsenkirjeeseen liitetään lasku jäsenmaksusta, jota perustellaan tulevan kokouksen kuluilla. Jäsenmaksu pysyy samana.

4. Sukutapaaminen Kouvolassa 23.7.2022
Järjestelyvuorossa on Hanna Huupponen, joka on varannut paikan edellisen hallituksen kokouksen mukaisesti. Tuolloin kesän 2022 sukutapaamisen paikaksi päätettiin Tuulensuoja Kouvolassa ja ajaksi lauantai 23.7.2022. Kokous aloitetaan viereisessä Käpylän kirkossa klo 12 ja pyritään lopettamaan Tuulensuojassa klo 16. Osallistumismaksu 25 e peritään vain aikuisilta. Kokous sisältää tulo- ja lähtökahvit ja lounaan. Esiintyjää mietitään vielä.

5. Jäsenkirje ja kutsu sukutapaamiseen
Hallituksen kokousta on vallitsevan koronatilanteen johdosta siirretty useamman kerran, eikä loppuvuodesta 2021 ole lähetetty jäsenkirjettä. Toukokuussa 2022 lähetettävään jäsenkirjeeseen tulee koronatilanteesta johtuen ennakkoilmoittautuminen ja/tai -tiedustelu kiinnostuksesta ja alustava aikataulu sekä kustannus. Jäsenkirje lähetetään toukokuun alussa ja ennakkoilmoittautuminen pyydetään postituksesta riippuen toukokuun loppuun mennessä.

6. Sukuseuran Facebook-sivut
Hanna on tehnyt edellisen hallituksen kokouksen jälkeen päivityksen sukuseuran Facebook-sivuille. Facebookissa julkaistaan kyselyä ja/tai ohjelmarunkoa tulevaa kokousta silmällä pitäen.

7. Sukuseuran Nettisivut
Eva-Liisa on edellisessä hallituksen kokouksessa luvannut käydä jopa haastattelemassa sukuseuran jäseniä, jotka eivät itse halua tai osaa sivuille tarinaansa kirjoittaa. Koronan vaikutukset näkyvät myös sukuseuran nettisivujen ylläpidossa. Eeva Olkkonen-Korvenmaan haastattelusta saatu teksti on jäänyt hänen pyynnöstään täydennettäväksi, mutta täydennystä ei ole kuulunut. Juhalla ja Eva-Liisalla on kummallakin jokin määrä tietoja, ja Eva-Liisa on jälleen luvannut olla yhteydessä Eevaan.

8. Hallituksen lähiajan toimintasuunnitelma
Hanna selvittää Käpylän kirkon aikataulun sovitulta päivältä ja sen jälkeen sukuseuran jäsenille lähetetään jäsenkirje, jossa tiedustellaan jäsenten kiinnostusta osallistua heinäkuun sukutapaamiseen. Koska korona voi vaikuttaa ihmisten halukkuuteen liikkua kesällä tapaamiseen, ei tarkempia toimia tehdä, ellei tilaisuuden järjestämiselle ole kysyntää. Hallitus tekee tarkemman toimintasuunnitelman sähköpostitse heti, kun jäsenkirjeeseen saadaan vastauksia ja jäsenten mielenkiintoa ja ajatuksia saadaan selville.

9. Muut asiat
Sukuseuran jäsenlistaa päivitettiin syntyneiden, kuolleiden ja eronneiden osalta. Edellisen kokouksen jälkeen oli vierähtänyt aikaa ja siksi myös tapahtunut paljon. Sovittiin, että Pekka lähettää päivitetyn listan koko hallitukselle.
Raija ja Ossi Tuuliaisen säätiön apuraha-anomuksia käsitellään kahdesti vuodessa ja maaliskuun lopulla on juuri mennyt apuraha-anomusten jättämisen deadline. Hallitus laatii elokuun loppuun mennessä apuraha-anomuksen, jossa apurahan tarvetta perustellaan kolmen vuoden välein järjestettävän sukuseuran jäsentapaamisen tilavuokra- ja järjestelykuluilla.
Hallituksen puheenjohtajana pitkään toiminut Pekka Vainikka on valmis jättämään hallituspestin toimintakauden loppuessa ja hallitus keskustelikin uusien, nuorempien sukuseuran jäsenten pestaamisesta hallitukseen. Hallituksen jäsenet kyselevät mahdollisia halukkaita ja viimeistään kesän sukutapaamisessa pyritään pestaamaan hallitukseen uusi(a) jäsen(iä). Hallituspestin määräaikaisuus voisi auttaa nuoremman jäsenistön pestaamisessa.

Kokouksen päätös
Hallituksen puheenjohtaja Pekka Vainikka päätti kokouksen klo 16.52.